共同プロジェクト管理にテクノロジーを活用させる

2016年、Harvey Nash とKPMG CIO SurveyはITプロジェクト成功率が下がっていることを指摘しました。

2017年に更新された調査では、プロジェクトのパフォーマンスが詳細に調査され、プロジェクトの失敗に関する驚くような原因が明らかになりました。

プロジェクトの失敗の原因は、主にオーナーシップの弱さによるもので、人材スキルや予算の不足ではないのです。

どんなプロジェクトでも、最も早い段階でオーナーシップに注意が向けられます。ですからこれは驚くべき結果です。承認されたPID(プロジェクト開始ドキュメント)が無いまま、プロジェクトを開始する企業はほとんどありません。PIDは一般的に、資金、任務、責任、ガバナンスを明文化しています。

では、何が問題なのでしょうか?

海の変化にて航海の手段も応じる

複数の出資者、技術革新のペース、優れた能力へのアクセスというような原因で、プロジェクトが複雑かつ難解になるにつれて、プロジェクトの多くは対応する規模の変化に追いつくのに苦労しています。

もしプロジェクトのライフサイクルの中で、ビジネスケース、要件、出資、内部プロジェクトチームが静止している場合、「オーナーシップ」は問題にはなりません。それは(通常そうであるように)明確に規定され、静止したままです。

海が非常に穏やかなら、カヌーで大西洋を渡ることができます。プロジェクト環境が確定されていれば、プロジェクトを難なく実行することができます。しかし、どちらの状況も現実的ではありません。

大西洋を安全に航海するには、頑強な船が必要です。荒波に打ち勝つために、あらゆるプロジェクトで変化は起こり得ることであり、予期せぬことは起こると根本的に認識するプロジェクト管理のアプローチが必要です。

航海するとき常に2艘の船を用意すること

多くの企業では外部変更を二つの方法で処理しています。一つは反復的なアジャイル開発のアプローチで、もう一つは厳格な変更管理を実施する方法です。

アジャイル開発は、納入品が受け入れられる可能性を確実に高めます。プロジェクトの不確定要素は、最後の段階のユーザー受容テストで発見され修正されるのではなく、開発の段階で発見されて処理されます。

厳格な変更管理は、主となるプロジェクトを継続して追跡し、リリースのスケジュールが危険になりそうな拡張機能を延期させます。

しかし、このような方法は外部変更のみを扱います。プロジェクト内部の変更はどうでしょうか。

ほとんどの変更管理プロセスは、資金と概算時間への影響に焦点を当てます。ステークホルダー・マップ、コミュニケーション計画、そして元々のビジネスケースとPIDが想定する他の事項に調整が必要なのかどうかには、ほとんど気を配りません。プロジェクトが進むにつれてオーナーシップが弱くなるのは不思議なことではなく、これがプロジェクト失敗の1番の原因となるのです!

さらに、プロジェクトマネージャーを含むチームの主要メンバーがどこかの時点で交代することが予想されます。しかし、全てのメンバーは全ての人間関係が「重要」と思っています。「ただのテスター」や「ただのユーザー」ではないのです。全員に役割があり、関係者がプロジェクトから離れた際、その損失を補完する移行計画はありません。

すなわち、プロジェクト管理のために、プロジェクトはより協力的なアプローチが必要です。

共同プロジェクト管理

プロジェクトの状況を最新にするために会議に出席し、スプレッドシートでリスクと問題点を管理し、要求・更新・リマインダー・苦情などのコミュニケーションをEメールに大きく依存する従来の伝統的な方法は、効率的ではありません。

このアプローチは、誰かがプロジェクトを離れる際にスムーズに引き継ぎができなくなるだけでなく、現存のチームが現況より優位な状態を維持することも事実上できません。

内部プロジェクトの変化を管理する非常に良いアプローチは、コラボレーションです。これは、アジャイル手法が外部変化を取り扱うことと同じくらい、プロジェクトの成功には斬新なアプローチです。

誰もが全てのプロジェクト状況の会議に出席できるわけではなく、変化へ適応するためのEメールを全て読めるわけでもありません。コラボレーションツールはプロジェクトのコミュニケーション(そして、管理)の中心となります。

NashTechはプロジェクト管理をサポートするために、いくつかのコラボレーションツールを使用しています。Sharepointとスカイプの一般的なメリットはさておき、弊社のプロジェクトチームはJiraを広範囲に活用しています。

このツールは従来のスプレッドシートへの依存を断ち切り、プロジェクトへの貢献者(開発者、テスター、プロジェクトマネージャー等)がプロジェクトの進捗状況を追跡する、共有のデータベース・レポジトリに直接アクセスできるようにします。

弊社はこのツールを、バグ・レポートとして、またプロジェクトの課題に注釈をつけて提示するために、広範囲に利用しています。特定のプロジェクト変更の通知を受ける要請と組み合わさったワークフローによって、影響を受けるのはどの人なのか、どんな決定が必要なのかを知ることができ、情報の流れを大幅に増やすことができます。

さらに、このツールは意思決定プロセスの速度を上げるのに役立ちます。プロジェクトマネージャーなら誰でも知っているように、プロジェクトの成否を確定するのは決定のスピードなのです。

NashTechのプロジェクト管理アプローチと、世界中の顧客に向けて展開するソリューションに関しては、こちらにお問い合わせください。