IT技術導入における変更管理を成功させるための5つのプロセス

本記事では、IT技術導入における変更管理を成功させる方法を5つのプロセスに分けてご紹介します。また、そもそも変更管理って何?なぜ必要なの?という疑問への答えも合わせてご紹介します。本記事が、御社のIT技術導入における変更管理の参考になれば幸いです。

ITにおける変更管理とは?

変更管理とは、企業が新しいITサービスを導入し新しい仕組みへの変更を管理することを意味し、IT運用管理プロセスの中でも最も重要なプロセスの1つです。変更管理によって、ITサービスへの変更作業に伴うリスクを最小限に抑えながら、変更業務の生産性を向上させることが出来るのです。

変更管理の必要性とは?

多くの場合、IT技術の変更作業は、あるプロトコルを別のプロトコルに切り替え、新しいシステムを挿入するという単純なものと誤認されています。実際には、企業でのITサービスの変更は複数の段階で起こるのです。その段階というのは技術的なものというよりもむしろ文化的なものです。つまり、新しいIT技術に変更することに比べて、変更を実行することによって従業員の必要な行動を変化させることははるかに難しいのです。

このような場合に必要となってくるのが変更管理です

すべての業界でITのベストプラクティスを推進することを約束している独立機関であるInnovation Value Institute(IVI)によると、ITは「一定の断絶に苦しんでいました」。多くの場合、IT部門は「バリューセンターではなくコストセンター」と見なされています。文化的には、ITは受け入れ難いのです。

過去10年間の技術の進歩の急速なペースを考えると、これは特別驚くべきことではありません。 ITプロフェッショナルは常に学び、適応しています。革新的な技術が現れたとき、従来の確実な解決策というのは、ほとんど意味をなさなくなるからです。以下では、具体的にどのように変更管理をさせていくかをご紹介します。

変更管理を成功させるための5つのプロセス

IT技術の変更管理に対する最善のアプローチについてはまだ研究している最中ですが、これまでのところ効果的であることが実証されているアプローチを発見しました。そのようなIT技術の変更管理を成功させるために有効なアプローチを、5つのプロセスに分けてご紹介します。

1. 変更の所要時間を理解する

まず、変更にかかる所要時間を理解することが大事になります。ビジネスで変化(変更)を起こすにあたって、あなたがそれに対する時間を確保することは不可欠です。同時に変更に対する、客観的で現実的な目標を掲げることも必要となります。明確な目標がない変更に対して、所要時間を理解することは不可能であり、所要時間の明確でない変更が実行される可能性は高くありません。

そして、この目標を上級管理職の心の中で長期戦略として位置付けるのです。この際に、目標に対して変更を急がないように注意することが重要です。

2. 変化の文化的影響を理解する

IT技術を変更することによって、企業の文化にどのような影響を与えるか理解しなければなりません。例えば以下のような質問に答えることができる必要があるでしょう。提案された変更は、フロントラインの変更にどのように影響しますか?それはワークフローにどのような変更を与えますか?誰が何を再設定する必要がありますか?誰が誰ともっと密接に協力しなければなりませんか?

文化は組織の原動力の中心です。それを台無しにすると、あなたの評判を脅かす以上の危険を冒すことになります。変更の文化的影響を理解することは、IT技術の変更それ自体と同じくらい重要です。

3. 計画、計画そして計画

IT技術を変化させていく上で、様々な要素を計画する必要があります。まず、技術的な変更を計画します。そして、人、組織および物流の変化を計画します。あなたが変更を実行する間、組織の変化する部分に共通する性質を意識し続けることが重要となるでしょう。
また、立てられた計画は実行するべきです。そして、元の計画を参照し実行を通して計画を更新していきます。
そうすることで、本当の意味であなたのチームが所有する、生き生きとした、十分に文書化された計画へと落とし込まれていきます。

4. 研修計画を設計する

IT技術の変更が定着するのであれば、社員に対する研修計画を設計することはほぼ確実に必要になります。熟練した社員と、新しい技術の採用をチームにIT技術の変更を支持してもらうためにどのような解決策がありますか?

様々な人々のために様々な解決策を必要とするでしょう。中には、トレーナー養成コースが必要な場合があります。その際、内部もしくは外部のトレーニングのどちらを提供しますか?オンラインでできますか?それはオンラインで行われるべきですか?それとも対話型のワークショップがもっと適切でしょうか?

研修計画を設計し社員の不安を取り除いてあげることで、本質的に会社に必要な変更を社員が支持してくれるようになります。

5. 変化が起きている間にそれをサポートする準備をする

IT技術の変化は簡単には実行されず、さらにその変更スピードを上げると、社員は技術が変化していく間サポートを必要とします。そのため、変化が起きている間チームを実質的にサポートする準備をすることが求められます。

ここでは、顔、名前、そして評判が重要です。一部の人にとって、変化は(ビジネスの)神の手によるものだと感じるかもしれませんが、私たち全員が私たちを導いてくれる「誰か」を必要としています。

まとめ

「全てを知るのではなく、すべてを学びなさい」

Satya Nadella(現Microsoftの最高責任者)の言葉は子供たちの教育に関して述べられたものですが、ビジネス界は彼の言葉の真意を十分に理解することができていません。しかし、変更管理に関するNashTechの経験を要約する為にこれ以上の引用はありません。変更管理を成功させるためには、プロセスを知るだけではなく、そのプロセスを実践を通して学ぶことが重要です。

また、本記事を読んで少しでも弊社にご興味をお持ちいただけましたら、こちらまでお気軽にお問い合わせください。日本の変更管理アドバイザーがすぐに対応させていただきます。