ITプロジェクトを成功に導く3つの方法|おすすめプロジェクト管理ツールも紹介

2016年、Harvey Nash とKPMGによる世界のCIOを対象とした「CIO Survey」において、ITプロジェクト成功率が下がっていることが判明しました。本記事ではプロジェクトの成功率を高めるための3つの手法をご紹介致します。

そして、2017年版の「CIO Survey」では、企業のITプロジェクトの概要が詳細に調査され、プロジェクトの失敗に関する原因が明らかとなっています。プロジェクトの失敗の原因は、人材スキルや予算の不足ではなくオーナーシップの欠如であることが判明したのです。

どんなプロジェクトでも、プロジェクト開始時には最も早い段階でオーナーシップに注意が向けられます。だからこそ、オーナーシップの欠如がプロジェクト失敗の主な要因であることは驚くべき結果です。社内で承認されたPID(プロジェクト開始ドキュメント)が無いままプロジェクトを開始する企業はほとんどありません。

PIDは一般的に、資金、任務、責任、ガバナンスについて明記されているものです。つまり、オーナーシップの担保がないままにプロジェクトの承認が降りるはずがないのにも関わらず、オーナーシップの欠如がプロジェクト失敗の主な原因であることが判明しました。

では、なぜプロジェクトの成功率を高めるために、オーナ湿布を備えることも出来るどの様なプロジェクト管理を行っていくことが良いのでしょうか?本記事ではITプロジェクトを成功に導く3つの方法をご紹介いたします。

1.プロジェクトには予期せぬことも起こり得るということを理解する

複数の出資者や技術革新のペース、優れた技術能力を持つ人材へのアクセスというような原因によりプロジェクトが複雑かつ難解になるにつれて、多くは対応する規模の変化に追いつくのに苦労しています。

もしプロジェクトのライフサイクルの中で、ビジネスケースや要件、出資、内部プロジェクトチームが静止している場合、「オーナーシップ」は問題にはなりません。オーナーシップは通常通り明確に規定され、静止したままです。 海が波を立てずに非常に穏やかならば、カヌーで大西洋を渡ることができます。

プロジェクト環境が事前にしっかり確定されていれば、プロジェクトを難なく実行することができます。しかし、どちらの状況も現実的ではありません。 大西洋を安全に航海するには、頑強な船が必要です。あらゆるプロジェクトで変化は起こり得ることであり、プロジェクトにおいて事前に想定できなかったような問題や課題が起こり得ると根本的に認識するプロジェクト管理の手法が必要となります。

ちょっとした変化により生まれる問題や課題に対して、事前に想定できていなかったことが起きてしまったと諦めてしまうオーナーシップではプロジェクトを失敗の方向に向かわせてしまいます。

プロジェクト管理においてあらゆる手法を取り入れる

多くの企業では外部向けの受託開発を二つの方法で処理しています。一つは反復的なアジャイル開発のアプローチで、もう一つは厳格な変更管理を実施する方法です。 アジャイル開発は、納入品が受け入れられる可能性を確実に高めます。プロジェクトの不確定要素は、最後の段階のユーザー受容テストで発見され修正されるのではなく、開発の段階で発見されて処理されます。

そのため、短いスパンでPDCAを回し開発を進めるアジャイル開発の手法を取り入れることは納入品のクオリティーをあげることができます。 厳格な変更管理は、主となるプロジェクトを継続して追跡し、リリースのスケジュールが遅れさせてしまう拡張機能の開発を延期させます。

しかし、このような方法は外部向けの受託開発のみで扱われます。内部プロジェクトにおいてはどうなるのでしょうか。 ほとんどの内部プロジェクト管理プロセスは、資金と概算時間への影響に焦点を当てます。ステークホルダー・マップやコミュニケーション計画、そして元々のビジネスケースとPIDが想定する他の事項に調整が必要なのかどうかには、ほとんど気を配りません。

資金と概算時間への影響に焦点を当てられる続ける結果、プロジェクトが進むにつれてオーナーシップが弱くなるのは不思議なことではなく、これがプロジェクト失敗の1番の原因となるのです! さらに、プロジェクトマネージャーを含むチームの主要メンバーがプロジェクト中のどこかの時点で交代することも予期されます。

しかし、全てのメンバーは全ての人間関係が「重要」とみなされるはずです。チームメンバーの誰一人として重要ではないメンバーは居なく、「ただのテスター」や「ただのユーザー」ではないのです。全員に役割があり、関係者が一人でもプロジェクトから離れた際、その損失を補完する移行計画はあるべきではありません。その様なオーナーシップが全メンバーに必要となるのです。

すなわち、プロジェクト管理のためにはプロジェクトメンバー全員の協力的なアプローチが必要なのです。

共同開発ツールを活用する

プロジェクトの状況を最新にするために長丁場の会議に出席し、エクセルシートでリスクと問題点を管理し、要求・更新・リマインダー・苦情などのコミュニケーションをEメールに大きく依存する従来の伝統的なプロジェクト管理方法は、効率的ではありません。 このプロジェクト管理方法では、誰かがプロジェクトを離れる際に次の担当者にスムーズに引き継ぎすることが難しいです。

ツールも一元化されていなく、アナログの会議のみで進むはなしのログが保証されていることもなく、引き継がれる担当者もどういうプロセスでプロジェクトが進んできたか把握するのは簡単ではありません。そして、現存のチームが現況の進捗などを把握することですら難しいかもしれません。 内部プロジェクトの変化を管理する非常に良いアプローチは、共同開発ツールの活用です。

これは、外部プロジェクトにおいてアジャイル開発が必要不可欠であることと同じくらい、プロジェクトの成功には必要不可欠な手法です。 プロジェクト状況の進捗を報告する全ての会議に誰もが出席できるわけではありません。また、進捗やプロセスの変化が報告されるEメールを全て読めるわけでもありません。

しかし、共同開発ツールを導入するとそれらを一元的に管理できるようになり、プロジェクトのコミュニケーションと管理の中心となります。 NashTechはプロジェクト管理をサポートするために、いくつかの共同開発ツールを使用しています。Sharepointとスカイプの一般的なメリットはさておき、弊社のプロジェクトチームはJiraを広範囲に活用しています。

このツールは従来のスプレッドシートへの依存を断ち切り、プロジェクトへの参加者(開発者、テスター、プロジェクトマネージャー等)がプロジェクトの進捗状況を追跡する、共有のデータベース・レポジトリに直接アクセスできるようにします。 弊社はこのツールを、バグ・レポートとして、またプロジェクトの課題に注釈をつけて提示するために、広範囲に利用しています。

特定のプロジェクト変更の通知を受ける要請と組み合わさったワークフローによって、影響を受けるのはどの人なのか、どんな決定が必要なのかを知ることができ、情報の流れを大幅に増やすことができます。 さらに、このツールは意思決定プロセスの速度を上げるのに役立ちます。

プロジェクトマネージャーなら誰でも知っているように、プロジェクトの成否を確定するのは決定のスピードなのです。。NashTechのプロジェクト管理アプローチと、世界中の顧客に向けて展開するソリューションに関しては、こちらにお問い合わせください。