ITプロジェクトを成功へと導くプロジェクト管理の3つの重要な心得とは?

2016年、Harvey Nash とKPMGによる世界のCIOを対象とした「CIO Survey」において、ITプロジェクトの成功率が下がっていることが判明しました。

そして、2017年版の「CIO Survey」では、企業のITプロジェクトの概要が詳細に調査され、プロジェクトの失敗に関する原因が既に明らかとなっています。プロジェクトの失敗の原因は、人材スキルや予算の不足ではなくオーナーシップの欠如であることが判明したのです。つまり、各人の「当事者意識」の欠如が原因ということです。

どんなプロジェクトでも、誰がこのプロジェクトの責任を担うかを決定し、プロジェクトが開始されます。だからこそ、オーナーシップの欠如がプロジェクト失敗の主な要因であることは驚くべき結果です。社内で承認されたPID(プロジェクト開始ドキュメント)が無いままプロジェクトを開始する企業はほとんどありません。さらに、PIDは一般的に、資金、任務、責任、ガバナンスについて明記されているものです。つまり、オーナーシップの担保がないままにプロジェクトの承認が降りるはずがないのです。

私たちNashTechは、グローバルの知見から、上記のような一見矛盾したような状況に陥ってしまう要因は「プロジェクトの管理方法」にあると結論づけています。

では、どのようにプロジェクトの成功率を高めるためにプロジェクトを管理していけばいいのでしょうか?本記事ではプロジェクトの成功率を高めるプロジェクト管理を行うための3つの心得を、おすすめの管理ツールと合わせてご紹介致します。

 

1. ITプロジェクト管理では予期せぬ事態を想定せよ

複数の出資者や技術革新のペース、優れた技術能力を持つ人材獲得が困難であるというような原因によりプロジェクトが複雑かつ難解になるにつれて、多くの場合は対応すべき変化に追いつくのに苦労してしまいます。そのため、プロジェクトの管理にはあらかじめゆとりを施し、あらゆる事態に対応出来るように管理する必要があるのです。

もし、ITプロジェクトの進行中に、ビジネスケースや要件、出資、内部プロジェクトチームが静止している場合、特に「オーナーシップ」は問題にはなりません。オーナーシップは通常通り明確に規定され、変わることはないからです。 海が波を立てずに非常に穏やかならば、カヌーで大西洋を渡ることができます。

プロジェクト環境が事前にしっかり確定されていれば、プロジェクトを難なく実行することができます。しかし、どちらの状況も現実的ではありません。 大西洋を安全に航海するには、頑強な船が必要です。あらゆるプロジェクトで変化は起こり得ることであり、プロジェクトにおいて事前に想定できなかったような問題や課題が起こり得ると根本的に認識することが重要です。その上で、プロジェクトを管理する手法が必要となります。

ちょっとした変化により生まれる問題や課題に対して、事前に想定できていなかったことが起きてしまったと諦めてしまうオーナーシップでは、プロジェクトを失敗の方向に向かわせてしまうのです。

 

2. 関係者全員がオーナーであるようなITプロジェクト管理

多くの企業では外部向けの受託開発を二つの手法で行なっています。一つは反復的なアジャイル開発のアプローチで、もう一つは厳格な変更管理を実施する方法です。 アジャイル開発は、納入品が受け入れられる可能性を確実に高めます。プロジェクトの不確定要素は、最後の段階のユーザー受容テストで発見され修正されるのではなく、開発の段階で発見されて処理されます。

そのため、短いスパンでPDCAを回し開発を進めるアジャイル開発の手法を取り入れることは納入品のクオリティーをあげることができます。 厳格な変更管理では、主となるプロジェクトを継続して管理するため、リリースのスケジュールに遅れをきたす可能性があります。

しかし、このような方法は外部向けの受託開発のみで扱われます。内部プロジェクトにおいてはどうなるのでしょうか。 ほとんどの内部プロジェクト管理プロセスは、資金と概算時間への影響に焦点を当てます。ステークホルダー・マップやコミュニケーション計画、そして元々のビジネスケースとPIDが想定する他の事項に調整が必要なのかどうかには、ほとんど気を配りません。

資金と概算時間への影響に焦点を当てられる続ける結果、プロジェクトが進むにつれてオーナーシップが弱くなるのは不思議なことではなく、これがプロジェクト失敗の1番の原因となるのです。さらに、プロジェクトマネージャーを含むチームの主要メンバーがプロジェクト中に交代してしまうことも予期されます。

しかし、全てのメンバーがプロジェクトにおいて「重要」であるはずです。チームメンバーの誰一人として重要ではないメンバーは存在せず、「ただのテスター」や「ただのユーザー」ではないのです。全員に役割があり、関係者が一人でもプロジェクトから離れた際、その損失を補完するためには、多くの労力が必要となります。つまり、全メンバーがオーナーシップを持ち、協力関係にあるようなプロジェクト管理が必要となるのです。

 

3. ツールを活用し複数人でITプロジェクトを管理する

プロジェクトの状況を最新にするために長丁場の会議に出席し、エクセルシートでリスクと問題点を管理し、要求・更新・リマインダー・苦情などのコミュニケーションをEメールに大きく依存する従来の伝統的なプロジェクト管理方法は、効率的ではありません。 このプロジェクト管理方法では、誰かがプロジェクトを離れる際に次の担当者にスムーズに引き継ぎすることが難しいです。

ツールも一元化されていなく、アナログの会議のみで進むはなしのログが保証されていることもなく、引き継がれる担当者もどういうプロセスでプロジェクトが進んできたか把握するのは簡単ではありません。そして、現存のチームが現況の進捗などを把握することですら難しいかもしれません。 内部プロジェクトの変化を管理する非常に良いアプローチは、共同開発ツールの活用です。

これは、外部プロジェクトにおいてアジャイル開発が必要不可欠であることと同じくらい、プロジェクトの成功には必要不可欠な手法です。 プロジェクト状況の進捗を報告する全ての会議に誰もが出席できるわけではありません。また、進捗やプロセスの変化が報告されるEメールを全て読めるわけでもありません。

しかし、共同開発ツールを導入するとそれらを一元的に管理できるようになり、プロジェクトのコミュニケーションと管理の中心となります。 NashTechはプロジェクト管理をサポートするために、いくつかの共同開発ツールを使用しています。Sharepointとスカイプの一般的なメリットはさておき、弊社のプロジェクトチームはJiraを広範囲に活用しています。

このツールは従来のスプレッドシートへの依存を断ち切り、プロジェクトへの参加者(開発者、テスター、プロジェクトマネージャー等)がプロジェクトの進捗状況を追跡する、共有のデータベース・レポジトリに直接アクセスできるようにします。 弊社はこのツールを、バグ・レポートとして、またプロジェクトの課題に注釈をつけて提示するために、広範囲に利用しています。

特定のプロジェクト変更の通知を受ける要請と組み合わさったワークフローによって、影響を受けるのはどの人なのか、どんな決定が必要なのかを知ることができ、情報の流れを大幅に増やすことができます。 さらに、このツールは意思決定プロセスの速度を上げるのに役立ちます。

プロジェクトマネージャーなら誰でも知っているように、プロジェクトの成否を確定するのは決定のスピードなのです。

 

まとめ

いかがでしたか?私たちNashTechは、グローバルの知見を活かしたプロジェクト管理のアプローチと、世界中の顧客に向けてサービスを展開するソリューションを提供しています。さらに、ITプロジェクトの成功要因・失敗要因を詳細にまとめた記事や、プロジェクトを管理するより具体的な手法についての記事もご紹介しています。

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