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大学入試自動化のケース

大学入試自動化のケース

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自動化

デジタルの時代において、プロセスやタスクの自動化は飛躍的に伸びている。 組織は、時間とコストを節約し、精度を高め、エンドユーザー・エクスペリエンスを向上させるために、反復・予測可能な、ルールベースのタスクのより幅広い自動化ソリューションを導入しているのだ。

エンド・ツー・エンドのRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)であろうと、プロセス内のステップのサブセットだけの自動化であろうと、大きな利益を得ることができる。さらに過去のタスクのパターンから技術が自己学習する機械学習の可能性や、テキストや画像を迅速に分析するための自然言語処理(NLP)や光学式文字認識(OCR)などの関連AI技術を重ね合わせれば、成果を向上させる可能性は明らかである。

大学入試自動化のケース

毎年、大学やその他の高等教育機関には、学部生や大学院生から何十万もの出願がある。 入試チームは、受け取ったすべての出願書類を記録・評価し、処理しなければならない。小さなチームにとっては膨大な仕事量だ。 毎年このプロセスを成功させ、最終的に「最も適した」学生に入学許可を与えるために、彼らは非常に高いプロ意識と技術を持って働いている。

しかし、もっと改善できるのではないか?

現在、オートメーションを大規模に活用している大学はほとんどない。フロントエンドのポータルサイトは、応募情報を中央データベースに取り込むが、その後多くのプロセスは手作業によるデータ入力や転送(教育機関がどのようなレガシーシステムを持っているかによって、異なるデータベース間で行われることが多い)に依存し、応募者とのその後のコミュニケーションは、Eメールに戻る。応募者が自分の状況に合わせて問い合わせをした場合、その問い合わせを関連する同僚に手作業で送信しなければならず、さらなるメールチェーンが構築され、スタッフの時間とリソースを費やすことになるのだ。
出願者数が年々増加し、学生獲得に向けた教育機関間の競争が激化する中、自動化が大きな利益を生み出す余地があることは間違いなさそうだ。

顧客の期待

自動化が役立ちそうな主な分野をいくつか紹介する前に、大学の顧客基盤の性質が、いかにこの議論をより説得力のあるものにしているかについて考えてみる価値がある。

学部レベルでは、今日の志願者はスマートフォンやアプリ、ソーシャルメディアを通じて即座にコミュニケーションをとり、対応することに慣れているデジタルネイティブだ。応答性と追跡可能性が重要なのである。他の場所での経験(例えばオンライン・ショッピング)に基づき、一旦申請書を提出したら、それを追跡し、自分のケースについて何が起こっているかを理解し、必要なときに重要な最新情報を受け取ることができることを期待しているだろう。 問い合わせをすれば、ほとんど返答が返ってくると思っている。もし受け取らなかった場合、彼らは電子メール、テキスト、WhatsApp、ソーシャルメディアなど、複数のチャンネルを通じて大学に問い合わせる可能性があり、入試チームや他の同僚にさらなるプレッシャーをかけることになる。

学生が年間9,000ポンド以上の授業料を支払う顧客となり、サービスの質と対応に対する期待が高まっている。学費がかなり高くなる大学院レベルでは、志願者の多くが外国人学生であり、英国の教育機関を、他国が追随すべき基準を設定する、世界をリードする卓越したセンターとして注目する可能性が高い。このような期待は、彼らが教育機関と初めて接したときから、最終的に受ける実際の教育まで、ずっと続く。

何を自動化するか?

自動化によって時間を確保し、入学審査担当者がより付加価値の高い、判断が重要な業務に力を注げるようになる側面はいくつもある。
さらに、包括的なシステムは、部門を超えたメリットももたらす。

私たちは、自動化の主な用途のいくつかを次のように考えている:

  • FAQ用のチャットボット– ほとんどの一般的な質問に対する回答は標準的なものであるため、チャットボットは入学試験チームの作業負荷を軽減するだけでなく、出願者のエクスペリエンスを向上させるための比較的簡単なオプションとなり得る。ボットによる問い合わせ対応ソリューションは、様々なコミュニケーションチャネル(WeChat、WhatsAppなど)の上に統合することができ、24時間365日、昼夜を問わず生徒に即座に回答を提供することができるのだ。ソリューションは、必要に応じて人間のオペレーターにチャットを渡すように設計することも可能だ。受信したクエリーの傾向分析を実行し、新しいシナリオを追加することで、人間のオペレーターへの引継ぎ回数を減らすことができる。
  • 申請者のための明確なチェックボックス/ステータス要約– RPAを使用し、ポータルへのバックエンドの更新を使用して、申請者がプロセスのどの段階にあり、さらにどのような情報を提供する必要があるかについての明確なチェックボックス要約を作成することができる。学生のステータスを明確かつ即座に把握できるようにすることで、学生体験を向上させられる(また、入試チームへの更新問い合わせを減らすこともできる)。
  • UCASやその他の成績の自動評価– ほぼすべてのコースで特定の予想成績が要求されるため、自動化されたソリューションが学生の出願書類の成績を分析し、条件を満たしているかどうかを判断することができる。そして、その学生を次の段階に受け入れるか、暫定的に拒否するかを決定する。すべての不合格通知は、発行される前に入学審査チームのメンバーによって審査される可能性がある。
  • 志願理由書の採点 – 第一段階の予想成績の評価の後、入学審査チームが時間を費やす第二の分野は、志願者の志願理由書を読み採点することだ。AIベースのソフトウェアは、最初の採点と評価を提供し、入試担当者に先手を打つことで、プロセスをスピードアップするのに役立つ可能性がある。
  • データ入力の自動化– 入試チームにとって、あるシステムから別のシステムへデータを入力するのは時間のかかる作業であり、エラーの可能性もある。システム間のデータ転送を自動化するソリューションを構築することができる。
  • 申請書の重複排除-入学審査チームに多大な時間を費やすだけでなく、重大な問題を引き起こす可能性があるもう一つの課題は、申請者の身元が重複していることである。 既存の(または以前の)申請者が異なるEメールアドレスで再度申請した場合、ほとんどのシステムではそれを検出できず、新しい申請者IDが作成されてしまう。重複に対処するためには、スタッフが介入しなければならないのだ。インテリジェントな自動ソフトウェアは、これらの重複を即座に特定し、口座を統合することができる。

自動化の段階的なステップ

上記から明らかなように、自動化を検討する際には多くの選択肢があり、「ビッグバン」シナリオである必要はない。 自動化は、根本的なプロセスやシステムの全面的な見直しを意味するものではないのだ。特定の自己完結的なタスクのために段階的に導入し、時間をかけて構築することができる。 自動化の旅は、各機関がその一歩一歩をコントロールしながら、好きなペースで進むことができるのである。

自己完結型の自動化の一例として、現在イギリスの一流大学と取り組んでいるプロジェクトでは、学生の過去の教育実績の成績表をスキャンして、カリキュラムのスコアや時間数などの画像レベルの情報を取得し、情報をデータオブジェクトレベルに変換する自動化ツールを作成している。つまり、入学希望者から提出された成績証明書を手作業でチェックし、評定平均点(GPA)のスコアを計算する時間とコストを削減できるのだ。これにより、学生は決断までの時間が短縮され、入試担当者は他の活動に専念することができる。

自動化に関するよくある誤解のひとつは、コストである。 RPAは「ライトタッチ」であり、既存のシステムを変更することなくプロセスを再設計できるため、より根本的なシステムのオーバーホールに比べて比較的安価なものだ。自動化のアイデアは、スタンドアローンの概念実証(POC)ソリューションで開発することができ、テスト環境で試してチーム間の変化を提唱し、本番環境に素早く反復させることができる。クラウドベースのプラットフォーム、オンプレミス・サーバー、あるいはデスクトップ・レベルなど、導入ルートにも柔軟性があるだろう。

自動化の進むべき方向とは

出願手続き中に学生を失うと、大学には平均27,000ポンドの損失が生じると試算されている。 よりスマート且つスムーズで、連携したプロセスを開発することは、顧客満足度だけでなく、商業的にも重要な問題なのだ。

学生獲得競争が激化し、高等教育の消費者化が進む中、収益源を守るためには、学生体験が極めて重要である。このため、ガートナー社は、出願前から卒業生までの学生ジャーニーをサポートするライフサイクル横断型CRMを、高等教育のための戦略的テクノロジー・トップ10の1つに挙げている。また、管理業務の効率化によってサービス提供コストを削減し、コストセンターとしてのアドミッション・チームのパフォーマンスを向上させることもできるだろう。

エンド・ツー・エンドのアプリケーション全体が1つのモバイルアプリを通じて行われるようになるのは、まだ先のことかもしれない。 コロナは学生をバーチャルな学習環境へと大幅にシフトさせ、学生は大学のデジタル環境の質を重視するようになった。

私たちは、より良い結果と学生体験の向上のために、このセクターが入試の自動化を拡大し始める時が来たと考えている。

NashTechでは、アジャイル、ソリューション重視のアプローチでソリューションを提供し、主流技術と新技術を活用して、堅牢で拡張性があり、安全なカスタムソフトウェア製品を構築します。 入試プロセス、入学手続き、バーチャル学習の導入など、どのようなことでもご相談ください。お気軽にお問い合わせください。

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