本記事では、予約管理システムについてご紹介します。そもそも予約管理システムとは何かという基本的な内容から始め、予約管理システムの導入が進む背景や導入メリットについてご紹介します。さらに、予約管理システムを導入する上で必要な5つのステップも合わせてご紹介します。本記事が、予約管理システムに関する理解の一助となれば幸いです。

予約管理システムとは?

予約管理システムとは、Webサイト上で顧客が予約できるようにするのはもちろん、電話やFAXなどの問い合わせも含めて運営者が一元管理することができるようにするための管理システムです。

特に、実店舗を持つビジネス(飲食店、病院、美容室など)では、Webサイトで情報を発信するのみでなく、予約システムを導入する事例が多く存在します。今日では、予約管理システムを導入することが集客にも大きく影響を与え始めているのです。

予約管理システムでできること

それでは、予約管理システムでは具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか?以下で見ていきましょう。

  1. ホームページにカレンダーを設置

予約管理システムを導入すると既存のホームページ上にカレンダーを設置することができます。そのため、ユーザーは直感的な予約が可能となるのです。さらに、導入企業側もカレンダー上の予約状況をひと目で確認ができることも特徴です。

  1. 複数店舗を一元管理

予約管理システムでは、1店舗のみならず複数店舗を同時に管理することができます。そのため、各店舗のアカウントを切り替えるだけで複数店舗の予約状況を確認することができます。

  1. 自動化

予約完了メールやリマインドメール、決済でさえ予約管理システムを通して自動化することができます。そのため、人による作業コストやミスのリスクを最小限に抑えることが可能です。

予約管理システムの導入が進む背景とは?

近年、予約管理システムは多くの企業で導入が進んでいます。業界最大手の「トレタ」では、2013年に設立され、2014年時点では導入店舗が1,000店舗ほどであったにも関わらず、2018年時点では12,000店舗まで導入が進んでいます。導入が進む要因の1つとしては、かつては予約システムを導入するには莫大な開発費が必要でしたが、現在ではクラウド型のサービスの普及により簡単に導入できるようになったことが挙げられます。

しかし、最も大きな要因は予約管理システムが売上や利益に与える影響でしょう。「すしざんまい」の事例では、予約管理システムを導入することで団体予約にかかっていた時間が24時間から10分にまで短縮されました。また、店舗間で予約を送り合うことで最も効果のあった姉妹店の売上が2倍に拡大したり、テーブルの管理が効率化され売上が130%向上した例など、紙台帳の予約管理でできなかった膨大な顧客データの活用に成功している企業が多く存在するのです。

予約管理システム導入の5つのメリットとは?

ここまでは、予約管理システムに関わる基本的な内容についてご紹介しましたが、以下では導入すること具体的なメリットを5つに分けてご紹介します。

  1. 予約の機会損失を軽減

従来の予約管理では、スタッフ不在の時間は対応できませんでした。一方で、予約管理システムでは、Webサイト・予約サイトから24時間365日、予約の受付が可能で、顧客も空き時間や空席を確認できます。また、システムやプランによっては、希望時間が満席の場合でもキャンセル待ち予約をすることも可能です。

そのため、営業時間内に電話できなかったり、満席だったりして逃していた顧客を減らし、機会損失を最小限にすることができるのです。

  1. リアルタイムでの予約管理

顧客も空き時間を確認できる予約管理システムでは、予約状況がカレンダーにリアルタイムで反映されます。これは店舗側でも同様です。

したがって、予約状況をリアルタイムで確認しながら電話予約ができ、予約のバッティングやミスのない管理が可能となります。

  1. 予約業務の一元化

前述の通り、Webサイトからの予約受付のほか、電話受付も予約管理システムで管理可能です。さらに、複数店舗の予約管理を一元管理することも可能です。

こうして予約業務を一本化することで、予約業務に割いていたリソースをコア業務に割り振り可能になるなど、効率的な運営が実現します。

  1. 顧客データの収集

予約管理システムを活用することで、顧客情報がデータ化されます。利用日や利用サービス、決済情報などのあらゆるデータを収集可能です。蓄積されたデータはCSVで書き出せる場合が多く、エクセルで分析できるほか、外部システムと連携することで、より簡単に詳細に分析できます。

特に、キャッシュレス化やデータドリブンのマーケティングが求められる時代には最適なツールと言えるでしょう。

  1. 予約キャンセルの抑止

近年では、飲食店のドタキャンが問題となっていますが、予約管理システムには「予約確定メール」「リマインドメール」機能を持つものもあり、キャンセル抑止に一定の効果が期待できます。

また、クレジットカード決済が可能な予約管理システムも多く、事前の決済を促すことで、より効果的に予約キャンセルを対策できます。

予約管理システム導入の5つのステップとは?

本節では、実際に予約管理システムを導入する際に必要な5つのステップをご紹介します。

  1. 導入目的を明確にする

予約管理システムにいくつかのサービスがありますが、それぞれ得意とする領域が少しずつ異なっています。したがって、顧客管理に強みを持つサービス、グルメサイトとの連携に強みを持つサービス、機能が単純で誰でも使いやすいサービスなど、それぞれのサービスの特徴を理解した上で選定を行う必要があります。

まずは、自店舗が予約管理システムを導入する「目的」をはっきりさせ、その目的を実現する上で最適なサービスを選ぶ、ということが重要になるのです。

  1. 最低契約期間を確認

ほぼすべてのサービスが、定額の費用を毎月支払う「月額課金型」というビジネスモデルですが、サービスごとに異なっているのが「最低契約期間」と「更新期間」の長短です。

導入してから「やっぱり解約したい」と思っても、最低契約期間中は解約することができず、無駄なコストが毎月発生することになります。同様に、一度更新すると次の更新期間までは解約できないサービスが大半です。最低契約期間や更新期間が極端に長い場合は注意が必要です。

  1. 店舗のインターネット環境を確認

非常に初歩的なことですが、せっかくサービスを導入しても店舗のインターネットへの接続環境が悪いと、「上手く動かない」「動作が遅い」といったトラブルになる可能性があります。どのサービスも利用するにはインターネットに接続できる環境が必要不可欠ですので、Wi-Fi接続時でも問題なく利用できるかどうか、あらかじめ確認しておきましょう。

  1. 目的にあった予約管理システムの導入

前述の通り、予約管理システムにいくつかのサービスがあります。基本機能は同じな場合が多いですが、若干のサービスの違いが存在します。また、価格帯や契約期間などを慎重に吟味した上で最適な予約管理システムを導入しましょう。

導入サポートを行っている企業も存在するので、そういった企業に一度相談するのも選択肢の1つでしょう。私たちNashTechも様々な企業への技術導入をサポートした経験から適切なサポート体制が整っています。

  1. 管理体制の最適化

最後に、導入が済んだら、実際に予約管理する体制を最適化していきます。管理を各店舗に委託するのか本社で一元管理するのが良いのか、集めた顧客データをどのように運用することで売上に貢献できるかなど、企業の体制やビジネスによって様々な選択肢があるでしょう。

予約管理システム導入の最新事例紹介!

本記事の最後に、NashTechの英国本社より、海外クライアントの予約管理システムの最新導入事例をご紹介いたします。

事例1:健康診断・検診のオンライン予約システム

最初にご紹介するのはビデオコールを通して、患者と医師を繋ぎ、健康診断や検診のオンライン予約ができるシステムです。

お客様の要望

  • 本WEBサイトとアプリは、TwilioプラットフォームとSDK経由で、WebRTCを利用 して、ビデオコールの形で医者(病院)と患者を繋ぐ。
  • WEBサイトとモバイルアプリ(iOSとAndroid用)
  • 患者と医者向けの予約システム

最近感染力の強いコロナウイルスが流行となる中、患者だけではなく医師の健康リスクも侵されています。しかし、ビデオコールを通したオンライン予約を実現することで、医師は事前に必要な情報をヒヤリングでき、リスクを最小限に抑えた検診や健康診断をお女なうことができます。

本プロジェクトについては納期厳守でお客様のご要望を満たす成果物を納品したため好評をいただき、継続してプロジェクトの発注をいただきました。

事例2:スポーツジム・スポーツエージェント向けオンライン予約システム

次にご紹介するのは、スポーツジム向けのオンライン予約システムです。エンドユーザー向けのビジネスを行っている企業の中ではデジタル化が遅れている企業が少なくないですが、その1例になります。

お客様の要望

  • 2015年まではExcelファイルで予約を手動で管理していたのを効率化したい
  • 事業を改善するために、最初に予約システムを開発して、その後本システムを現行のCRMシステムと統合する必要がある

顧客が入力した予約情報を、再度エクセルに手打ちで顧客情報を打ち込むことは、とても非効率です。顧客が入力した予約情報をそのままCRMのデータベースに格納することができれば、企業の生産性は大幅に上がります。デジタル化は事業拡大に欠かせないものとなっているのです。本プロジェクトについては、予約管理システムの開発とCRMへの接続の2フェーズに開発を分けて行い、結果お客様には成果物に大変満足いただきました。

まとめ

いかがでしたでしょうか?本記事が予約管理システムの理解を深める一助になれば幸いです。

また、NashTechでは、グローバルで得た知見を元に多くのお客様の技術導入をサポートしてきました。予約管理システムの導入から、管理体制の最適化まで御社のビジネスを成長させるためのサポート体制が整っております。本記事を読んで少しでも弊社にご興味をお持ちいただけましたら、こちらまでお気軽にお問い合わせください。