本記事では、近年の人手不足を背景に更なる注目を集めているRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)について徹底解説します。RPAとは何か?という基本的な内容から始め、RPA活用のメリットや導入方法をご紹介します。さらに、NashTechのグローバルな知見を活かした具体的な活用事例も合わせてご紹介します。

 

RPAとは?

日本RPA協会は、RPAに関して以下のような説明をしています。

「ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)、通称RPAは、これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を、人間に代わって実施できるルールエンジンやAI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組みです。」

従来型のRPAはルールエンジンによってのみ稼働し、主に単純作業を代替するだけでした。近年では、RPAに高度なAIを搭載することで人間の反応や判断、挙動の再現が可能なRPAまでもが登場しているのです。このように、RPAの研究は今もなお積極的に行われており、搭載された機能や適用対象となる作業の難易度に応じて3つのクラスに分類されています。

RPAの3つのクラスとは?

  1. クラス1:(狭義の)RPA
    本記事で用いているRPAは3つのクラスを統合したもので、いわゆる「広義のRPA」ということができるでしょう。クラス1として紹介する「狭義のRPA」は、「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれ、ルールエンジンいよって主にホワイトカラーの定常業務を的確にこなすソフトウェアロボットです。
    しかし、設定されていないイレギュラーには一切対応することができないため、リスクの洗い出しや分岐条件の設定、対処方法の設定などを十分に行った上で導入しなければなりません。
  2. クラス2:EPA
    EPAは「Enhanced Process Automation」の略で、文字通りより強力な業務の自動化を行うことができます。具体的には、紙媒体のアンケート用紙の集計作業のような構造化されていない(ルールが明確でない)作業もこなすことができます。また、イレギュラーにも柔軟に対応することができるため、非定常業務もこなすことができるのです。
  3. クラス3:CA
    CAは「Cognitive Automation」の略で、AIを搭載しており、経験的知識に基づいた自動化を行うことができます。つまり、情報の整理や分析だけでなく、それらの情報をもとに自ら意思決定を行うことまで自動化できるのです。
    CAは与えられた大量の情報を元に自主的な学習と成長を続け、作業プロセスの分析や評価、改善方法の検討、再実施なども可能にします。

 

RPAを導入する3つメリットとは?

これまではそもそもRPAとは何か?ということに焦点を当ててきました。以下では、RPAを利用するメリットについて3つご紹介します。

業務の高速化・効率化

RPAは決められたルールの中で人間では実現不可能なスピードで業務を遂行します。さらに、単純な定常業務をRPAに代替させることによって人間にしかできないクリエイティブな付加価値業務に注力することが可能になるのです。

クオリティの安定化

RPAは人間では起こしてしまうミスを起こすこと無く正確に業務を遂行することが可能です。さらに人間と異なり休息の必要がないため、24時間365日正確な業務をこなすことで、業務のクオリティを担保してくれます。

コスト削減

企業経営の中で経費の大部分を占めているのが人件費だと言われています。高速かつ長時間の稼働が可能なことにより、日々の業務を削減し残業や休日出社のリスクを削減することができます。結果として、人件費の削減につながることは言うまでもありません。当然業種・業態に依るところはありますが、25%〜50%の人件費が削減可能であると言われています。

 

効果的なRPA導入の5ステップとは?

これまでの記述でRPAがいかに便利かということは理解していただけたかと思います。では、どのように企業にRPAを導入していけばいいのでしょうか?以下では、グローバルでもRPAの導入を支援した経験のあるNashTechの知見を活かし、効果的なRPAの導入方法に関して5つのステップに分けてご紹介します。

ステップ1:業務プロセスを見直す

まず始めに、現状の業務のどこにRPAを導入するかを検討するために業務プロセスを見直す必要があります。プロセスを見直す中で、改善したい業務が見つかったらそもそもRPAで代替可能かを考える必要があります。また、費用対効果もこの時点で見積もることも重要です。

ステップ2:試験導入

ステップ1で改善したい業務プロセスが定まったら、本格的に導入する前に試験的に導入を行います。試験導入を行う目的は大きく2つあります。1つ目は、導入検証を行い期待されている効果が出るかを確認すること、2つ目は使ってみて初めて気づくことを本格導入前に感じることです。

ステップ3:課題の洗い出し

試験導入を通して感じた課題をここでは明確に洗い出します。現時点で修正可能な課題は迅速に対応し、対応不可能な大きな課題が見つかった際は別のツールの導入などを検討する必要があるでしょう。

ステップ4:本格導入前の最終準備

試験導入の結果を踏まえて、本格的に導入する業務の決定を行います。また、この段階でRPAに関わるメンバーが明確な場合は使い方の研修を行うなど、本格的に導入する前に環境を整えることが必要になります。

ステップ5:本格導入

本格導入後はRPAの運用および改善を行います。RPAで行われている業務の状態は常に把握しておきましょう。実際にどれほどの成果が出ているのかを評価・分析することでより効率的にRPAを運用していきます。

 

RPAで出来ること10選

以下では、RPAを用いて具体的にどのような業務が代替可能なのかをイメージしやすいように、NashTechが選りすぐった具体例10選をご紹介します。

  1. メールの送受信

    RPAを導入すると、大量の請求書メールの作成・発行も宛先違いなどの業務もミスなく処理できます。また、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにダウンロードさせることも可能です。RPAを活用して1日に多くの時間を費やすメールの作成・送信作業を効率よくこなしましょう。

  2. レポートの作成

    RPAは自動でシステムからデータを収集し、エクセルを利用して定型レポートを作成することができます。また、スケジュールを設定して自動で実行することも可能です。

  3. データの移行・登録

    販売店や顧客から送られてくる注文書やレポートなど、定型フォーマットの電子データを社内システムに移行・登録する作業にRPAが導入できます。また、システムの異なる外部企業のデータを社内システムに移行・登録することも可能です。

  4. 顧客情報のリストアップ

    営業担当が作成する日報から顧客情報をリストアップする作業も、RPAで自動化することができます。資料請求のメールが来た際には、RPAが送信先の企業情報を自動的に検索し、エクセルやデータベースにまとめることが可能です。

  5. 口コミの自動収集

    反復作業はRPAの得意とする業務の1つです。人間がやると時間がかかることもRPAであれば素早く正確にこなすことが出来ます。

  6. 競合製品の情報収集・分析

    同様に情報の収集や分析もRPAの得意領域と言えるでしょう。RPAが情報の収集や分析を代替してくれるおかげで、我々はマーケティング活動などの付加価値業務に注力することができるのです。

  7. 交通費精算の効率化

    経費精算業務の中で、最も時間のかかる業務の一つが交通費精算です。RPAでは交通費精算の際に、申請されたデータと実際の最適運賃との整合性をチェックする業務を代替することが可能です。RPAを導入することで経理の働き方が大きく変わることが期待されています。

  8. オペレーターのサポート

    コールセンター部署では、RPAによってオペレーターの業務を効率化することが期待されています。顧客情報の入力や照会、通話明細の作成を自動化することが可能です

  9. システム管理のサポート

    システム担当者の負担である定期的なメンテナンスや、何か問題が発生した際の最初の調査をRPAが代替します。RPAは24時間365日働き続けることが可能なので、営業時間外にも対応することできるようになります。

  10. PC設定の自動化

    社内PCの初期設定や指定アプリのダウンロードもRPAで自動化することが出来ます。新卒入社が多い企業や中途採用を積極的に行っている企業にとっては嬉しい事例です。

 

NashTechによるRPAの導入事例

以下では、私たちNashTechが過去にRPAの導入をサポートした実際の事例をご紹介します。

RPAの導入事例1

最初の事例は、ベトナムにてトップシェアを誇る電気産業に特化した多国籍企業に対して提供したRPAソリューションに関してです。彼らのビジネス戦略は、広告代理店を通じた製品のプロモーション活動をベトナム全土の消費者に展開し、それに伴う製品の購入から利益を得るというものでした。その際、NashTechは、電子請求書の検証や遠隔からの確認・調査などのデータ検証サービスを、RPAを活用して効率化することを考えたのです。

業務は、電子請求書検証チームのメンバー6人と、品質保証の専門家およびプロジェクトマネージャーを含む遠隔からの確認・調査チームのメンバー14人によって、全て手動で実行されていました。しかし、電子請求書検証の業務量はクライアントから送信されたデータ量に応じて変化し、ピーク時は他のプロジェクトからリソースを動員する必要があるほど増加してしまいます。

この課題に対して私たちNashTechは、RPAを適用して作業の一部を自動化することで、人件費を削減しクライアントのサービス品質を向上させるソリューションを提供しています。私たちは本案件では、メールと要件の分類に2台、情報を検索のために1つ台のRPAロボットを作成し提供しました。

RPAの導入事例2

NashTechは、米国の物流支援会社に対して、米国、カナダ、および日本の税関サーバーに直接接続されているクライアントのシステムにセキュリティフォームを提出することで、世界中のクライアントのオンライン通関手続きを可能にする税関サービスを提供しています。

従来、すべての作業は12人のメンバーからなるチームによって手動で処理されていましたが、業務は月曜日から水曜日まで少なく、木曜日と金曜日に2倍から3倍まで増加します。そのためリソースの割り当てが困難であり、プロジェクトマネージャーはピーク時にはリソースを他のプロジェクトから移動してくる必要があります。他のプロジェクトから移動してきたリソースは業務に不慣れであるため、品質にぶれが発生しやすいことが問題となっていました。

この課題に対してNashTechは、RPAを適用して作業の一部を自動化するソリューションを提供しました。結果として、人件費の削減およびサービス品質の向上を同時に実現することができ、課題の解決を図ることができたのです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?本記事では、NashTechがグローバルで活躍する多くの企業の成長をサポートした経験を活かし、RPAの導入方法や活用事例などご紹介しました。ありとあらゆる業界がAIによって全く新しい形として生まれ変わろうとしているなか、RPAは取り組みやすいツールが多く、比較的容易に導入が可能です。

また、NashTechではグローバルで得た知見を活かし多くのお客様の技術導入をサポートしてきました。本記事を読んで少しでも弊社にご興味をお持ちいただけましたら、こちらまでお気軽にお問い合わせください。