大学入試自動化のケース

自動化によって時間を確保し、入学審査担当者がより付加価値の高い、判断が重要な業務に力を注げるようになる側面はいくつもある。
さらに、包括的なシステムは、部門を超えたメリットももたらす。

私たちは、自動化の主な用途のいくつかを次のように考えている：

• FAQ用のチャットボット– ほとんどの一般的な質問に対する回答は標準的なものであるため、チャットボットは入学試験チームの作業負荷を軽減するだけでなく、出願者のエクスペリエンスを向上させるための比較的簡単なオプションとなり得る。ボットによる問い合わせ対応ソリューションは、様々なコミュニケーションチャネル（WeChat、WhatsAppなど）の上に統合することができ、24時間365日、昼夜を問わず生徒に即座に回答を提供することができるのだ。ソリューションは、必要に応じて人間のオペレーターにチャットを渡すように設計することも可能だ。受信したクエリーの傾向分析を実行し、新しいシナリオを追加することで、人間のオペレーターへの引継ぎ回数を減らすことができる。
• 申請者のための明確なチェックボックス/ステータス要約– RPAを使用し、ポータルへのバックエンドの更新を使用して、申請者がプロセスのどの段階にあり、さらにどのような情報を提供する必要があるかについての明確なチェックボックス要約を作成することができる。学生のステータスを明確かつ即座に把握できるようにすることで、学生体験を向上させられる（また、入試チームへの更新問い合わせを減らすこともできる）。
• UCASやその他の成績の自動評価– ほぼすべてのコースで特定の予想成績が要求されるため、自動化されたソリューションが学生の出願書類の成績を分析し、条件を満たしているかどうかを判断することができる。そして、その学生を次の段階に受け入れるか、暫定的に拒否するかを決定する。すべての不合格通知は、発行される前に入学審査チームのメンバーによって審査される可能性がある。
• 志願理由書の採点 – 第一段階の予想成績の評価の後、入学審査チームが時間を費やす第二の分野は、志願者の志願理由書を読み採点することだ。AIベースのソフトウェアは、最初の採点と評価を提供し、入試担当者に先手を打つことで、プロセスをスピードアップするのに役立つ可能性がある。
• データ入力の自動化– 入試チームにとって、あるシステムから別のシステムへデータを入力するのは時間のかかる作業であり、エラーの可能性もある。システム間のデータ転送を自動化するソリューションを構築することができる。
• 申請書の重複排除-入学審査チームに多大な時間を費やすだけでなく、重大な問題を引き起こす可能性があるもう一つの課題は、申請者の身元が重複していることである。 既存の（または以前の）申請者が異なるEメールアドレスで再度申請した場合、ほとんどのシステムではそれを検出できず、新しい申請者IDが作成されてしまう。重複に対処するためには、スタッフが介入しなければならないのだ。インテリジェントな自動ソフトウェアは、これらの重複を即座に特定し、口座を統合することができる。

上記から明らかなように、自動化を検討する際には多くの選択肢があり、「ビッグバン」シナリオである必要はない。 自動化は、根本的なプロセスやシステムの全面的な見直しを意味するものではないのだ。特定の自己完結的なタスクのために段階的に導入し、時間をかけて構築することができる。 自動化の旅は、各機関がその一歩一歩をコントロールしながら、好きなペースで進むことができるのである。

自己完結型の自動化の一例として、現在イギリスの一流大学と取り組んでいるプロジェクトでは、学生の過去の教育実績の成績表をスキャンして、カリキュラムのスコアや時間数などの画像レベルの情報を取得し、情報をデータオブジェクトレベルに変換する自動化ツールを作成している。つまり、入学希望者から提出された成績証明書を手作業でチェックし、評定平均点（GPA）のスコアを計算する時間とコストを削減できるのだ。これにより、学生は決断までの時間が短縮され、入試担当者は他の活動に専念することができる。

自動化に関するよくある誤解のひとつは、コストである。 RPAは「ライトタッチ」であり、既存のシステムを変更することなくプロセスを再設計できるため、より根本的なシステムのオーバーホールに比べて比較的安価なものだ。自動化のアイデアは、スタンドアローンの概念実証（POC）ソリューションで開発することができ、テスト環境で試してチーム間の変化を提唱し、本番環境に素早く反復させることができる。クラウドベースのプラットフォーム、オンプレミス・サーバー、あるいはデスクトップ・レベルなど、導入ルートにも柔軟性があるだろう。